Privacy Practices 

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

En Espanol

Who Presents this Notice

This Notice describes the privacy practices of Piedmont Healthcare System (the “Hospital”) and members of its workforce, as well as the physician members of the medical staff and allied health professionals who practice at the Hospital. The Hospital and the individual health care providers together are sometimes called "the Hospital and Health Professionals" in this Notice. While the Hospital and Health Professionals engage in many joint activities and provide services in a clinically integrated care setting, the Hospital and Health Professionals each are separate legal entities. This Notice applies to services furnished to you at Piedmont Medical Center, Piedmont Wound Care Center, Piedmont Pain Management Center, Piedmont East Diagnostic Imaging, Piedmont Sleep Center, The Mammography Center as a Hospital inpatient or outpatient or any other services provided to you in a Hospital-affiliated program involving the use or disclosure of your health information.

Privacy Obligations

The Hospital and Health Professionals each are required by law to maintain the privacy of your health information ("Protected Health Information" or "PHI") and to provide you with this Notice of legal duties and privacy practices with respect to your Protected Health Information. The Hospital and Health Professionals use computerized systems that may subject your Protected Health Information to electronic disclosure for purposes of treatment, payment and/or health care operations as described below. When the Hospital and Health Professionals use or disclose your Protected Health Information, the Hospital and Health Professionals are required to abide by the terms of this Notice (or other notice in effect at the time of the use or disclosure).

Permissible Uses and Disclosures Without Your Written Authorization

In certain situations your written authorization must be obtained in order to use and/or disclose your PHI. However, the Hospital and Health Professionals do not need any type of authorization from you for the following uses and disclosures:

Uses and Disclosures for Treatment, Payment and Health Care Operations. Your PHI may be used and disclosed to treat you, obtain payment for services provided to you and conduct “health care operations” as detailed below:

Treatment. Your PHI may be used and disclosed to provide treatment and other services to you--for example, to diagnose and treat your injury or illness. In addition, you may be contacted to provide you appointment reminders or information about treatment alternatives or other health-related benefits and services that may be of interest to you. Your PHI may also be disclosed to other providers involved in your treatment. For example, a doctor treating you for a broken leg may need to know if you have diabetes because if you do, this may impact your recovery.

Payment. Your PHI may be used and disclosed to obtain payment for services provided to you--for example, disclosures to claim and obtain payment from your health insurer, HMO, or other company that arranges or pays the cost of some or all of your health care (“Your Payor”) to verify that Your Payor will pay for health care. The physician who reads your x-ray may need to bill you or your Payor for reading of your x-ray therefore your billing information may be shared with the physician who read your x-ray.

Health Care Operations. Your PHI may be used and disclosed for health care operations, which include internal administration and planning and various activities that improve the quality and cost effectiveness of the care delivered to you. For example, PHI may be used to evaluate the quality and competence of physicians, nurses and other health care workers. PHI may be disclosed to the Hospital Compliance & Privacy Office in order to resolve any complaints you may have and ensure that you have a comfortable visit. Your PHI may be provided to various governmental or accreditation entities such as the Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations to maintain our license and accreditation. In addition, PHI may be shared with business associates who perform treatment, payment and health care operations services on behalf of the Hospital and Health Professionals.

Use or Disclosure for Directory of Individuals in the Hospital. Hospital may include your name, location in the Hospital, general health condition and religious affiliation in a patient directory without obtaining your authorization unless you object to inclusion in the directory. Information in the directory may be disclosed to anyone who asks for you by name. Your religious affiliation may be given to a member of the clergy, such as a priest or minister, even if they do not ask for you by name. If you do not wish to be included in the facility directory, you will be given an opportunity to object at the time of admission.

Disclosure to Relatives, Close Friends and Other Caregivers. Your PHI may be disclosed to a family member, other relative, a close personal friend or any other person identified by you who is involved in your health care or helps pay for your care. If you are not present, or the opportunity to agree or object to a use or disclosure cannot practicably be provided because of your incapacity or an emergency circumstance, the Hospital and/or Health Professionals may exercise professional judgment to determine whether a disclosure is in your best interests. If information is disclosed to a family member, other relative or a close personal friend, the Hospital and/or Health Professionals would disclose only information believed to be directly relevant to the person’s involvement with your health care or payment related to your health care. Your PHI also may be disclosed in order to notify (or assist in notifying)   such persons of your location or general condition.

Public Health Activities. Your PHI may be disclosed for the following public health activities: (1) to report health information to public health authorities for the purpose of preventing or controlling disease, injury or disability; (2) to report child abuse and neglect to public health authorities or other government authorities authorized by law to receive such reports; (3) to report information about products and services under the jurisdiction of the U.S. Food and Drug Administration; (4) to alert a person who may have been exposed to a communicable disease or may otherwise be at risk of contracting or spreading a disease or condition; and (5) to report information to your employer as required under laws addressing work-related illnesses and injuries or workplace medical surveillance.

Victims of Abuse, Neglect or Domestic Violence. Your PHI may be disclosed to a governmental authority, including a social service or protective services agency, authorized by law to receive reports of such abuse, neglect, or domestic violence if there is a reasonable belief that you are a victim of abuse, neglect or domestic violence.

Health Oversight Activities. Your PHI may be disclosed to a health oversight agency that oversees the health care system and is charged with responsibility for ensuring compliance with the rules of government health programs such as Medicare or Medicaid.

Judicial and Administrative Proceedings. Your PHI may be disclosed in the course of a judicial or administrative proceeding in response to a legal order or other lawful process.

Law Enforcement Officials. Your PHI may be disclosed to the police or other law enforcement officials as required or permitted by law or in compliance with a court order or a grand jury or administrative subpoena. For example, your PHI may be disclosed to identify or locate a suspect, fugitive, material witness, or missing person or to report a crime or criminal conduct at the facility.

Correctional Institution. You PHI may be disclosed to a correctional institution if you are an inmate in a correctional institution and if the correctional institution or law enforcement authority makes certain requests to us.

Business Associates. Your PHI may be disclosed to business associates or third parties that the Hospital and Health Professionals have contracted with to perform agreed upon services.

Decedents. Your PHI may be disclosed to a coroner or medical examiner as authorized by law.

Organ and Tissue Procurement. Your PHI may be disclosed to organizations that facilitate organ, eye or tissue procurement, banking or transplantation.

Research. Your PHI may be used or disclosed without your consent or authorization if an Institutional Review Board approves a waiver of authorization for disclosure.

Health or Safety. Your PHI may be used or disclosed to prevent or lessen a serious and imminent threat to a person’s or the public’s health or safety.

Specialized Government Functions. Your PHI may be disclosed to units of the government with special functions, such as the U.S. military, the U.S. Department of State under certain circumstances such as the Secret Service or NSA to protect, for example, the country or the President.

Workers’ Compensation. Your PHI may be disclosed as authorized by and to the extent necessary to comply with state law relating to workers' compensation or other similar programs.

As Required by Law. Your PHI may be used and disclosed when required to do so by any other law not already referred to in the preceding categories; such as required by the FDA, to monitor the safety of a medical device.

Appointment Reminders. Your PHI may be used to tell or remind you about appointments.

Fundraising. Your PHI may be used to contact you as a part of fundraising efforts, unless you elect not to receive this type of information.

USES AND DISCLOSURES REQUIRING YOUR WRITTEN AUTHORIZATION

Use or Disclosure with Your Authorization. For any purpose other than the ones described above, your PHI may be used or disclosed only when you provide your written authorization on an authorization form (“Your Authorization”). For instance, you will need to execute an authorization form before your PHI can be sent to your life insurance company or to the attorney representing the other party in litigation in which you are involved.

Marketing. Your written authorization (“Your Marketing Authorization”) also must be obtained prior to using your PHI to send you any marketing materials. (However, marketing materials can be provided to you in a face-to-face encounter without obtaining Your Marketing Authorization. The Hospital and/or Health Professionals are also permitted to give you a promotional gift of nominal value, if they so choose, without obtaining Your Marketing Authorization). The Hospital and/or Health Professionals may communicate with you in a face-to-face encounter about products or services relating to your treatment, case management or care coordination, or alternative treatments, therapies, providers or care settings without Your Marketing Authorization.

In addition, the Hospital and/or Health Professionals may send you treatment communications, unless you elect not to receive this type of communication, for which the Hospital and/or Health Professionals may receive financial remuneration.

Sale of PHI. The Hospital and Health Professionals will not disclose your PHI without your authorization in exchange for direct or indirect payment except in limited circumstances permitted by law. These circumstances include public health activities; research; treatment of the individual; sale, transfer, merger or consolidation of the Hospital; services provided by a business associate, pursuant to a business associate agreement; providing an individual with a copy of their PHI; and other purposes deemed necessary and appropriate by the U.S. Department of Health and Human Services (HHS).

Uses and Disclosures of Your Highly Confidential Information. In addition, federal and state law require special privacy protections for certain highly confidential information about you (“Highly Confidential Information”), including the subset of your PHI that: (1) is maintained in psychotherapy notes; (2) is about mental illness, mental retardation and developmental disabilities; (3) is about alcohol or drug abuse or addiction; (4) is about HIV/AIDS testing, diagnosis or treatment; (5) is about communicable disease(s), including venereal disease(s); (6) is about genetic testing; (7) is about child abuse and neglect; (8) is about domestic abuse of an adult; or (9) is about sexual assault. In order for your Highly Confidential Information to be disclosed for a purpose other than those permitted by law, your written authorization is required.

YOUR RIGHTS REGARDING YOUR PROTECTED HEALTH INFORMATION

Right to Request Additional Restrictions. You may request restrictions on the use and disclosure of your PHI (1) for treatment, payment and health care operations, (2) to individuals (such as a family member, other relative, close personal friend or any other person identified by you) involved with your care or with payment related to your care, or (3) to notify or assist in the notification of such individuals regarding your location and general condition. While all requests for additional restrictions will be carefully considered, the Hospital and Health Professionals are not required to agree to these requested restrictions.

You may also request to restrict disclosures of your PHI to your health plan for payment and healthcare operations purposes (and not for treatment) if the disclosure pertains to a healthcare item or service for which you paid out-of-pocket in full. The Hospital and Health Professionals must agree to abide by the restriction to your health plan EXCEPT when the disclosure is required by law.

If you wish to request additional restrictions, please obtain a request form from the Health Information Management Office and submit the completed form to the Health Information Management Office. A written response will be sent to you.

Right to Receive Confidential Communications. You may request, and the Hospital and Health Professionals will accommodate, any reasonable written request for you to receive your PHI by alternative means of communication or at alternative locations.

Right to Revoke Your Authorization. You may revoke Your Authorization, Your Marketing Authorization or any written authorization obtained in connection with your PHI, except to the extent that the Hospital and/or Health Professionals have taken action in reliance upon it, by delivering a written revocation statement to the Hospital Health Information Management Office identified below.

Right to Inspect and Copy Your Health Information. You may request access to your medical record file and billing records maintained by the Hospital and Health Professionals in order to inspect and request copies of the records. Under limited circumstances, you may be denied access to a portion of your records. If you desire access to your records, please obtain a record request form from the Hospital Health Information Management Office and submit the completed form to the Hospital Health Information Management Office. If you request copies of paper records, you will be charged in accordance with federal and state law. To the extent the request for records includes portions of records which are not in paper form (e.g., x-ray films), you will be charge the reasonable cost of the copies. You also will be charged for the postage costs, if you request that the copies be mailed to you. However, you will not be charged for copies that are requested in order to make or complete an application for a federal or state disability benefits program.

Right to Amend Your Records. You have the right to request that PHI maintained in your medical record file or billing records be amended. If you desire to amend your records, please obtain an amendment request form from the Hospital Health Information Management Office and submit the completed form to the Hospital Health Information Management Office. Your request will be accommodated unless the Hospital and/or Health Professionals believe that the information that would be amended is accurate and complete or other special circumstances apply.

Right to Receive an Accounting of Disclosures. Upon request, you may obtain an accounting of certain disclosures of your PHI made during any period of time prior to the date of your request provided such period does not exceed six years and does not apply to disclosures that occurred prior to April 14, 2003. If you request an accounting more than once during a twelve (12) month period, you will be charged for the accounting statement.

Right to Receive Paper Copy of this Notice. Upon request, you may obtain a paper copy of this Notice, even if you have agreed to receive such notice electronically.

For Further Information or Complaints. If you desire further information about your privacy rights, are concerned that your privacy rights have been violated or disagree with a decision made about access to your PHI, you may contact the Hospital Compliance & Privacy Office. You may also file written complaints with the Director, Office for Civil Rights of the U.S. Department of Health and Human Services. Upon request, the Hospital Compliance & Privacy Office will provide you with the correct address for the Director. The Hospital and Health Professionals will not retaliate against you if you file a complaint with the Hospital Privacy Office or the Director.

Effective Date and Duration of This Notice

Effective Date. This Notice is effective on September 23, 2013.

Right to Change Terms of this Notice.The terms of this Notice may be changed at any time. If this Notice is changed, the new notice terms may be made effective for all PHI that the Hospital and Health Professionals maintain, including any information created or received prior to issuing the new notice. If this Notice is changed, the new notice will be posted in waiting areas around the Hospital and on our Internet site at www.piedmontmedicalcenter.com. You also may obtain any new notice by contacting the Hospital Compliance & Privacy Office.

HOSPITAL CONTACTS:

You may contact the Hospital Compliance & Privacy Office at:

Compliance & Privacy Office
Piedmont Medical Center
222 South Herlong Avenue
Rock Hill, SC 29732
Phone: (803) 323-6210
E-mail: pmc.privacy@tenethealth.com

OR

Corporate Compliance & Privacy Office
Tenet Healthcare
1445 Ross Avenue, Suite 1400
Dallas, TX 75202
E-mail: PrivacySecurityOffice@tenethealth.com
Phone: 1-877-893-8363 ext. 2009
Ethics Action Line (EAL): 1-800-8-ETHICS

You may contact the Health Information Management Office at:

Health Information Management Office
Piedmont Medical Center
222 South Herlong Avenue
Rock Hill, SC 29732
Phone: (803) 329-6870

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

We are committed to protecting the confidentiality of your medical information, and are required by law to do so. This notice describes how we may use your medical information within the Hospital and how we may disclose it to others outside the Hospital. This notice also describes the rights you have concerning your own medical information. Please review it carefully and let us know if you have questions.

HOW WILL WE USE AND DISCLOSE YOUR MEDICAL INFORMATION?

Treatment: We may use your medical information to provide you with medical services and supplies. We may also disclose your medical information to others who need that information to treat you, such as doctors, physician assistants, nurses, medical and nursing students, technicians, therapists, emergency service and medical transportation providers, medical equipment providers, and others involved in your care.

For example, we will allow your primary care physician to have access to your Hospital medical record. To assure that your other treatment providers have quick access to your latest health information, we may participate in a community-based electronic health information exchange. We also may use and disclose your medical information to contact you to remind you of an upcoming appointment, to inform you about possible treatment options or alternatives, or to tell you about health-related services available to you, or to perform follow-up calls to monitor your care experience. 

Patient Directory: In order to assist family members and other visitors in locating you while you are in the Hospital, the Hospital maintains a patient directory. This directory includes your name, room number, your general condition (such as fair, stable, or critical), and your religious affiliation (if any). We will disclose this information to someone who asks for you by name; we will disclose your religious affiliation only to clergy members. If you do not want to be included in the Hospital’s patient directory, please tell our Registration personnel when you are admitted. You may be asked to fill out a simple form.

Family Members and Others Involved in Your Care: We may disclose your medical information to a family member or friend who is involved in your medical care, or to someone who helps to pay for your care. We also may disclose your medical information to disaster relief organizations to help locate a family member or friend in a disaster. During visits with family members and other visitors, let your physician and Hospital personnel know if you do not want them to disclose your medical information during the visit.

Payment: We may use and disclose your medical information to get paid for the medical services and supplies we provide to you. For example, your health plan or Health Insurance Company may ask to see parts of your medical record before they will pay us for your treatment.

Hospital Operations: We may use and disclose your medical information if it is necessary to improve the quality of care we provide to patients or to run the Hospital. We may use your medical information to conduct quality improvement activities, to obtain audit, accounting or legal services, or to conduct business management and planning. For example, we may look at your medical record to evaluate the care provided by Hospital personnel, your doctors, or other health care professionals. 

Research: We may use or disclose your medical information for research projects, such as studying the effectiveness of a treatment you received. These research projects must go through a special process that protects the confidentiality of your medical information.

Required by Law: Federal, state, or local laws sometimes require us to disclose patients’ medical information. For instance, we are required to report child abuse or neglect and must provide certain information to law enforcement officials in domestic violence cases. We also are required to give information to the State Workers’ Compensation Program for work-related injuries.

Public Health: We also may report certain medical information for public health purposes. For instance, we are required to report births, deaths, and communicable diseases to the State. We also may need to report patient problems with medications or medical products to the FDA, or may notify patients of recalls of products they are using.

Public Safety: We may disclose medical information for public safety purposes in limited circumstances. We may disclose medical information to law enforcement officials in response to a search warrant or a grand jury subpoena. We also may disclose medical information to assist law enforcement officials in identifying or locating a person, to prosecute a crime of violence, to report deaths that may have resulted from criminal conduct, and to report criminal conduct at the Hospital. We also may disclose your medical information to law enforcement officials and others to prevent a serious threat to health or safety.

Health Oversight Activities: We may disclose medical information to a government agency that oversees the Hospital or its personnel, such as the State Department of Health, the federal agencies that oversee Medicare, the Board of Medical Examiners or the Board of Nursing. These agencies need medical information to monitor the Hospital’s compliance with state and federal laws.

Coroners, Medical Examiners and Funeral Directors: We may disclose medical information concerning deceased patients to coroners, medical examiners and funeral directors to assist them in carrying out their duties.

Organ and Tissue Donation: We may disclose medical information to organizations that handle organ, eye or tissue donation or transplantation.

Military, Veterans, National Security and Other Government Purposes: If you are a member of the armed forces, we may release your medical information as required by military command authorities or to the Department of Veterans Affairs. The Hospital may also disclose medical information to federal officials for intelligence and national security purposes, or for presidential Protective Services.

Judicial Proceedings: The Hospital may disclose medical information if the Hospital is ordered to do so by a court or if the Hospital receives a subpoena or a search warrant. You will receive advance notice about this disclosure in most situations so that you will have a chance to object to sharing your medical information.

Information with Additional Protection: Certain types of medical information have additional protection under state or federal law. For instance, medical information about communicable disease and HIV/AIDS, and evaluation and treatment for a serious mental illness is treated differently than other types of medical information. For those types of information, the Hospital is required to get your permission before disclosing that information to others in many circumstances.

WHEN IS YOUR AUTHORIZATION REQUIRED?

Uses and Disclosures for Which Your Authorization is Required: With limited exceptions, the Hospital must obtain your written authorization before it may disclose your medical information in the following circumstances: (1) to disclose psychotherapy notes, (2) to conduct marketing activities, or (3) to sell your medical information to a third party.

Other Uses and Disclosures Requiring Authorization: If the Hospital wishes to use or disclose your medical information for a purpose that is not discussed in this Notice, the Hospital will seek your written authorization. If you give your authorization to the Hospital, you may take back that authorization any time, unless we have already relied on your authorization to use or disclose the information. If you ever would like to revoke your authorization, please notify the Privacy Official in writing.

WHAT ARE YOUR RIGHTS?

Right to Request Your Medical Information: You have the right to look at your own medical information and to get a copy of that information. (The law requires us to keep the original record.) This includes your medical record, your billing record, and other records we use to make decisions about your care. To request your medical information,write to the Privacy Official. If you request a copy of your information, we will charge you for our costs to copy the information. We will tell you in advance what this copying will cost. You can look at your record at no cost.

Right to Request Amendment of Medical Information You Believe Is Erroneous or Incomplete: If you examine your medical information and believe that some of the information is wrong or incomplete, you may ask us to amend your record. To ask us to amend your medical information, write to the Privacy Official.

Right to Get a List of Certain Disclosures of Your Medical Information: You have the right to request a list of many of the disclosures we make of your medical information. If you would like to receive such a list, write to the Privacy Official. We will provide the first list to you free, but we may charge you for any additional lists you request during the same year. We will tell you in advance what this list will cost.

Right to Request Restrictions on How the Hospital Will Use or Disclose Your Medical Information for Treatment, Payment, or Health Care Operations: You have the right to request that the Hospital not make disclosures of your medical information to treat you, to seek payment for care, or to operate the Hospital. In many cases, the Hospital is not required to agree to your request for restriction, but if we do agree, we will comply with that agreement. If you want to request a restriction, write to the Privacy Official and describe your request in detail. However, the Hospital must agree to your request not to disclose to your health plan any medical information about items or services for which you have paid in full, unless such disclosure is required for treatment or by law. If you do not want the Hospital to disclose medical information to your health plan, you must notify us at the time of your registration as well as make immediate arrangements to pay in full for your treatment.

Right to Request Confidential Communications: You have the right to ask us to communicate with you in a way that you feel is more confidential. For example, you can ask us not to call your home, but to communicate only by mail. To do this, write to the Privacy Official. Upon request, you can also ask to speak with your health care providers in private outside the presence of other patients or family.

Right to a Paper Copy: If you have received this notice electronically, you have the right to a paper copy at any time. You may download a copy of the notice from our Website or you may obtain a paper copy of the notice from the Privacy Official.

DUTIES OF THE HOSPITAL

The Hospital is required by law to protect the privacy of your medical information, give you this Notice of Privacy Practices, and follow the terms of the Notice that is currently in effect. The Hospital is also required to notify you if there is a breach of your unsecured medical information.

WHICH HEALTH CARE PROVIDERS ARE COVERED BY THIS NOTICE?

This Notice of Privacy Practices applies to the Hospital and its personnel, volunteers, students, and trainees. The Notice also applies to other health care providers when they come to the Hospital to care for patients, such as physicians, physician assistants,therapists, other health care providers who are not employed by the Hospital.However, these other health care providers may follow different practices at their own offices or facilities.

CHANGES TO THIS NOTICE

From time to time, we may change our practices concerning how we use or disclose patient medical information, or how we will implement patient rights concerning their information. We reserve the right to change this Notice and to make the provisions in our new Notice effective for all medical information we maintain. If we change these practices, we will publish a revised Notice of Privacy Practices. You can get a copy of our current notice of Privacy Practices at any time by contacting the Privacy Official.

DO YOU HAVE CONCERNS OR COMPLAINTS?

Please tell us about any problems or concerns you have with your privacy rights or how the Hospital uses or discloses your medical information. If you have a concern, please contact the Hospital’s Privacy Official or call the confidential hotline at 1-888-895-9945.

If for some reason the Hospital cannot resolve your concern, you may also file a complaint with the federal government at the OCR/DHHS regional office. We will not penalize you or retaliate against you in any way for filing a complaint with the federal government.

Privacy Policy (Spanish)

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN SOBRE SU SALUD Y CÓMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR, LÉALO CUIDADOSAMENTE.

Quién presenta este aviso. Este aviso describe las prácticas de privacidad del centro médico Piedmont Healthcare System (el “Hospital”) y de sus empleados, así como del personal médico y de los profesionales de la salud asociados que ejercen en el Hospital. En este Aviso, el hospital y los proveedores individuales de atención médica se denominan a veces de conjunto "el Hospital y los Profesionales de la Salud". Aunque el Hospital y los Profesionales de la Salud participan en muchas actividades conjuntas y prestan servicios en un entorno de cuidados clínicamente integrado, el Hospital y los Profesionales de la Salud son personas jurídicas separadas. Este Aviso se aplica a los servicios que se le prestan en Piedmont Medical Center, Piedmont Wound Care Center, Piedmont Pain Management Center, Piedmont East Diagnostic Imaging, Piedmont Sleep Center, The Mammography Center como paciente ambulatorio o ingresado del hospital, o a cualesquiera otros servicios que se le prestan en virtud de un programa afiliado al Hospital que implique el uso o divulgación de información sobre su salud.

Obligaciones de privacidad. Al Hospital y a los Profesionales de la Salud se les exige por ley mantener la privacidad de la información sobre su salud ("Información Médica Protegida" o "PHI", por sus siglas en inglés) y darle a conocer a usted a través de este Aviso las obligaciones legales y las prácticas de privacidad correspondientes a su Información Médica Protegida. El Hospital y los Profesionales de la Salud usan sistemas computarizados que pueden divulgar electrónicamente la Información Médica Protegida sobre su salud a los efectos de tratamiento, pago y/ u operaciones de cuidado de salud, tal y como se describe más abajo. Al usar o divulgar la Información Médica Protegida sobre su salud, al Hospital y a los Profesionales de la Salud se les exige atenerse a los términos de este Aviso (o de otro en vigor al momento del uso o divulgación).

Usos y divulgaciones permisibles sin la autorización por escrito de usted. En determinadas situaciones tiene que constar su autorización por escrito para usar y/o divulgar su PHI. Sin embargo, el Hospital y los Profesionales de la Salud no necesitan que usted dé tal autorización en los siguientes casos de uso y divulgación: Usos y divulgaciones para tratamientos, pagos y operaciones de cuidado de salud. Su PHI puede usarse y divulgarse para darle a usted tratamiento médico, cobrar los servicios prestados a usted y llevar a cabo “operaciones de cuidado de salud” tal y como se detalla más abajo:

Tratamiento. Su PIH puede usarse y divulgarse para brindarle a usted tratamiento y otros servicios como, por ejemplo, para el diagnóstico y tratamiento de sus lesiones o enfermedades. Además, usted puede ser contactado para recordarle sus citas o darle información sobre alternativas del tratamiento u otros servicios y beneficios relacionados con su salud que pudieran resultarle de interés. Su PIH puede divulgarse también a otros proveedores participantes en su tratamiento. Por ejemplo, un doctor que lo trata a usted por fractura de la pierna podría necesitar saber si usted padece de diabetes porque, de ser así, esto pudiera afectar su recuperación.

Pago. Su PIH pudiera usarse y divulgarse para cobrar los servicios prestados a usted como, por ejemplo, divulgaciones para reclamar y cobrar pagos a su aseguradora de salud, HMO u otra compañía que ordene o pague los costos parciales o totales de su cuidado de salud ("Su Pagador") para verificar si Su Pagador pagará su cuidado de salud. El médico que revise su radiografía pudiera facturarle a usted o a su Pagador por ello y, en consecuencia, su información de facturación pudiera compartirse con ese médico.

Operaciones de cuidado de salud. Su PHI pudiera usarse y divulgarse para operaciones de cuidado de salud, que incluyen planificación y gestión interna y varias actividades para mejorar la calidad y la relación costo-beneficio de la atención médica que se le presta a usted. Por ejemplo, su PHI puede usarse para evaluar la calidad y competencia de médicos, enfermeras(os) y otros trabajadores de la salud. Su PHI puede divulgarse a la Oficina de Privacidad y Cumplimiento Normativo del Hospital para resolver cualesquiera reclamaciones suyas y asegurar que su visita le resulte agradable. Su PHI puede brindarse a varias entidades gubernamentales o de acreditación tales como la Comisión Conjunta de Acreditación de Organizaciones de la Salud para mantener nuestra licencia y acreditación. Además, su PHI pudiera compartirse con socios empresariales encargados del tratamiento, cobro y servicios de operaciones de cuidado de salud en nombre del Hospital y de los Profesionales de la Salud.

Uso o divulgación para el Directorio de Personas en el hospital. El Hospital puede incluir su nombre, ubicación en el hospital, estado general de salud y afiliación religiosa en un directorio de pacientes sin necesidad de su previa autorización por escrito, a menos que usted ponga objeción a su inclusión en el directorio. La información en el directorio puede divulgarse a cualquiera que pregunte por usted dando su nombre. Su afiliación religiosa pudiera darse a clérigos, tales como sacerdotes o pastores, incluso si no preguntan por usted dando su nombre. Si usted no desea ser incluido en el directorio de la instalación, tendrá la oportunidad de expresar su objeción al momento de ingresar.

Divulgación a parientes, amigos cercanos y otros cuidadores. Su PHI puede divulgarse a un familiar, otro pariente, un amigo personal allegado o a otra persona identificada por usted que participe en el cuidado de su salud o ayude a pagarlo. Si usted no está presente o no puede dársele la oportunidad de consentir u objetar que se use o divulgue su PHI por imposibilidad práctica a consecuencia de su incapacidad o de una circunstancia de emergencia, el Hospital y/o los Profesionales de la Salud pueden determinar a su discreción profesional si la divulgación es lo más conveniente para usted. Si la información se divulga a un familiar, otro pariente o a un amigo personal allegado, el Hospital y/o los Profesionales de la Salud divulgarían solo la información considerada directamente relevante para el papel que esas personas desempeñan en el cuidado de su salud o en los pagos relacionados con el mismo. Su PHI pudiera divulgarse también para notificar (o asistir en la notificación) a dichas personas la ubicación o estado general de salud de usted.

Actividades de salud pública. Su PHI pudiera divulgarse para las siguientes actividades de salud pública: (1) informar a las autoridades de salud pública con el propósito de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades; (2) informar sobre abuso y negligencia en menores a las autoridades de salud pública u otras organizaciones gubernamentales autorizadas por la ley para recibir tal información; (3) informar sobre productos y servicios bajo la jurisdicción de la Administración de Alimentos y Medicamentos de EE. UU. (FDA, por sus siglas en inglés); (4) alertar a una persona que pudiera haberse expuesto a una enfermedad transmisible o al riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección; e (5) informar a su empleador tal y como exigen las leyes sobre lesiones y enfermedades vinculadas al trabajo y sobre vigilancia médica de los centros de trabajo.

Víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica. Tu PHI pudiera divulgarse a una autoridad gubernamental, incluyendo una agencia de servicio social o de protección, autorizada por ley para recibir informes sobre abuso, negligencia o violencia doméstica, si se sospecha razonablemente que usted es víctima de los mismos.

Actividades de supervisión de la salud. Su PHI pudiera divulgarse a una agencia de supervisión de la salud que supervisa el sistema de salud y tiene la responsabilidad de asegurar el cumplimiento de las reglas de los programas gubernamentales de salud tales como Medicare o Medicaid.

Procedimientos judiciales y administrativos. Su PHI pudiera divulgarse en el transcurso de un procedimiento judicial o administrativo para cumplir una orden jurídica u otro trámite legal.

Agentes del orden. Su Phi pudiera divulgarse a la policía u otros agentes del orden tal como exige o permite la ley, o en cumplimiento de una orden judicial o un emplazamiento administrativo o de un gran jurado. Por ejemplo, su PHI pudiera divulgarse para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo presencial o persona desaparecida, o para denunciar un crimen o conducta delictiva en la instalación.

Institución correccional. Su PHI pudiera divulgarse a una institución correccional si usted es un recluso y dicha institución o la autoridad del orden legal nos solicita determinada información.

Socios empresariales. Su PHI pudiera divulgarse a socios empresariales o terceros que el Hospital y los Profesionales de la Salud hayan contratado para prestar los servicios acordados.

Fallecidos. Su PHI pudiera divulgarse a un forense o médico legal tal y como se autoriza por ley.

Adquisición de órganos y tejidos. Su PHI pudiera divulgarse a las organizaciones que facilitan la adquisición, almacenaje o trasplante de órganos y tejidos.

Investigación. Su PHI pudiera usarse o divulgase sin su consentimiento ni autorización si una Junta de Revisión Institucional aprueba la exención de autorización para la divulgación.

Salud o seguridad. Su PHI pudiera usarse o divulgarse para prevenir o atenuar una amenaza grave e inminente a la salud o seguridad pública o de una persona.

Funciones gubernamentales especializadas. Su PHI pudiera divulgarse a unidades del gobierno con funciones especiales, tales como las fuerzas armadas y el Departamento de Estado de EE. UU., bajo determinadas circunstancias, tales como Servicio Secreto o Seguridad Nacional, para proteger, por ejemplo, al país o al presidente.

Compensación por accidentes en el trabajo. Su PHI pudiera divulgarse tal y como se autoriza en la extensión necesaria para cumplir con la ley estatal sobre compensación a los trabajadores por accidentes en el trabajo u otros programas similares.

Por exigencia legal. Su PHI pudiera usarse y divulgarse por exigencia de cualquier otra ley que no esté referida en las categorías anteriores, tales como las exigencias de la FDA para controlar la seguridad de un dispositivo médico.

Recordatorios de citas. Su PHI pudiera usarse para notificarle o recordarle sus citas.

Recaudación de fondos. Su PHI pudiera usarse para contactarlo como parte de los esfuerzos para la recaudación de fondos, a menos que usted haya elegido no recibir este tipo de información.

USOS Y DIVULGACIONES QUE REQUIEREN SU AUTORIZACIÓN POR ESCRITO

Uso divulgación con su autorización. Para cualquier propósito distinto a los descritos más arriba, su PHI pudiera usarse o divulgarse sólo si usted da su autorización por escrito en un formulario a tal efecto (“Su Autorización”). Por ejemplo, usted necesita suscribir un formulario de autorización antes de que su PHI se envíe a su compañía de seguro de vida o al abogado que representa a su contraparte en un pleito en el que usted esté involucrado. Mercadeo. Su autorización por escrito (“Su Autorización para Mercadeo”) también tiene que constar antes de usar su PHI para enviarle a usted cualesquiera materiales de mercadeo. (Sin embargo, estos materiales pueden proveérsele a usted en contacto personal sin obtener Su Autorización para Mercadeo. El Hospital y/ o los Profesionales de la Salud pueden también entregarle a usted, si así lo deciden, regalos promocionales de valor nominal, sin Su Autorización para Mercadeo). El Hospital y/o los Profesionales de la Salud pueden comunicarse con usted, en contacto personal, acerca de productos o servicios relacionados con su tratamiento, administración del caso o coordinación de la atención médica, o tratamientos alternativos, terapias, proveedores o entornos de cuidado sin Su Autorización para Mercadeo. Además, el Hospital y/o los Profesionales de la Salud pueden remitirle a usted comunicaciones sobre tratamientos, a menos que usted elija no recibirlas, por los cuales el Hospital y/o los Profesionales de la Salud pudieran recibir remuneración financiera.

Venta de PHI. El Hospital y los Profesionales de la Salud no divulgarán la PHI de usted sin su autorización a cambio de pagos directos o indirectos, excepto en circunstancias limitadas autorizadas por la ley. Estas circunstancias incluyen actividades de salud pública; investigación; tratamiento personal; venta, transferencia, fusión o consolidación del Hospital; servicios prestados por un socio empresarial según el contrato correspondiente; proveer a una persona con un ejemplar de su PHI; y otros propósitos considerados necesarios y apropiados por el Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) de EE. UU.

Usos y divulgaciones de su información estrictamente confidencial. Además, las leyes federal y estatal exigen protecciones especiales de la privacidad para determinada información estrictamente confidencial sobre usted (“Información estrictamente confidencial”), incluyendo el subconjunto de su PHI que: (1) se mantiene en notas de psicoterapia; (2) versa sobre enfermedad o incapacidad mental, o sobre discapacidades del desarrollo; (3) concierne al consumo excesivo o la adicción a las drogas o el alcohol; (4) se refiere a sus pruebas, diagnóstico o tratamiento de VIH/SIDA; (5) atañe a enfermedad(es) transmisible(s), incluso venérea(s); (6) alude a pruebas genéticas; (7) trata sobre abuso y negligencia en menores o (8) sobre abuso doméstico de un adulto o (9) agresión sexual. Para que su Información Estrictamente Confidencial sea divulgada con un propósito que no sea aquellos permitidos por la ley, se requiere la autorización por escrito de usted.

SUS DERECHOS CON RESPECTO A SU INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA

Derecho a solicitar restricciones adicionales. Usted puede solicitar restricciones del uso y divulgación de su PHI (1) para tratamiento, cobro y operaciones de cuidado de salud, (2) para personas (tales como familiar, otro pariente, amigo personal allegado u otra persona que usted identifique) relacionadas con su atención de salud o el pago asociado a ella, o (3) para notificar o asistir en la notificación de tales personas acerca de la ubicación y estado de salud de usted. Aunque todas las solicitudes de restricciones adicionales se examinan cuidadosamente, el Hospital y los Profesionales de la Salud no están obligados a consentir las restricciones solicitadas. Usted puede también solicitar la restricción de divulgaciones de su PHI a su plan de salud por propósitos de pago y operaciones del cuidado de salud (y no de tratamiento) si la divulgación atañe a un servicio o artículo para el cuidado de la salud por el cual usted ha pagado directamente de su bolsillo. El Hospital y los Profesionales de la Salud tienen que atenerse a las restricciones del plan de salud de usted EXCEPTO si la divulgación se exige por ley. Si usted desea solicitar restricciones adicionales, pida un formulario de solicitud a la Oficina de Gestión de Información de Salud, llénelo y remítalo de vuelta a esa oficina. La respuesta le será enviada por escrito.

Derecho a recibir comunicaciones confidenciales. Usted puede solicitar, y el Hospital y los Profesionales de la Salud pueden facilitar, cualesquiera solicitudes razonables por escrito para recibir su PHI por medios alternativos de comunicación o en otros lugares.

Derecho a revocar su autorización. Usted puede revocar Su Autorización, Su Autorización para Mercadeo y cualquier otra autorización dada por escrito en conexión con su PHI, excepto en la medida en que el Hospital y los Profesionales de la Salud ya hayan actuado basados en tal autorización, por medio de la declaración de revocación por escrito a la Oficina de Gestión de Información de Salud del Hospital que se identifica más abajo.

Derecho a revisar y copiar la información sobre su salud. Usted puede solicitar acceso a su historia clínica y a los registros de facturación que sobre usted llevan el Hospital y los Profesionales de Salud, para revisarlo y solicitar copias de los registros. Bajo limitadas circunstancias, se le puede negar el acceso a una parte de sus registros. Si usted desea tener acceso a sus archivos, pida un formulario de solicitud a la Oficina de Gestión de Información de Salud, llénelo y remítalo de vuelta a esa oficina. Si usted solicita copias de registros impresos, deberá abonar los cargos establecidos por las leyes federal y estatal. Por las solicitudes de registros no impresos (por ejemplo: radiografías) se cobrarán cargos al costo razonable de las copias. Usted deberá pagar también el franqueo postal si solicita que las copias se le remitan por correo. Sin embargo, no tendrá que pagar por copias requeridas para hacer o llenar una solicitud de programa federal o estatal de beneficios por discapacidad.

Derecho a enmendar sus datos. Usted tiene el derecho a solicitar que se enmiende la PHI obrante en su archivo de registros médicos o de facturación. Si usted desea enmendar sus datos, pida un formulario de solicitud a la Oficina de Gestión de Información de Salud, llénelo y remítalo de vuelta a esa oficina. Su solicitud será atendida a menos que el Hospital y/o Profesionales de la Salud entiendan que la información a enmendar es exacta y completa, o que concurran otras circunstancias especiales.

Derecho a recibir constancia de divulgaciones. A instancia suya, puede recibir un informe de ciertas divulgaciones de su PHI realizadas durante cualquier período de tiempo previo a la fecha de su solicitud, siempre que ese período no exceda de seis años y no incluya divulgaciones anteriores al 14 de abril de 2003. Si usted solicita este informe más de una vez en el plazo de doce (12) meses, tendrá que pagarlo.

Derecho a recibir ejemplar impreso de este Aviso. A instancia suya, puede obtener un ejemplar impreso de este Aviso, incluso si usted ha convenido en recibirlo por vía electrónica.

Para información adicional o quejas. Si usted desea información adicional sobre sus derechos a la privacidad, piensa que estos han sido violados o no está de acuerdo con una decisión tomada sobre el acceso a su PHI, puede contactar a la Oficina de Privacidad y Cumplimiento Normativo del hospital. También puede formular quejas por escrito al Director y a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. A instancia suya, la Oficina de Privacidad y Cumplimiento Normativo del Hospital le dará a usted la dirección exacta del Director. El Hospital y los Profesionales de la Salud no tomarán represalias contra usted por haber formulado una queja ante la Oficina de Privacidad o el Director del Hospital.

Fecha de entrada en vigor y vigencia de este aviso.

Fecha de vigencia. Este Aviso entra en vigor el 23 de septiembre de 2013.

Derecho a cambiar términos de este Aviso. Los términos de este Aviso pueden cambiarse en cualquier momento. Si cambia este Aviso, sus nuevos términos podrán entrar en vigor para toda PHI que tramiten el Hospital y los Profesionales de la Salud, incluyendo cualquier información creada o recibida antes de emitirse el nuevo aviso. Si cambia este Aviso, el nuevo estará disponible para el público en las áreas de espera del Hospital y en nuestro sito de Internet: www.piedmontmedicalcenter.com. Usted podrá también conseguir cualquier nuevo aviso al contactar la Oficina de Privacidad y Cumplimiento Normativo del Hospital.

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Usted puede contactar a la Oficina de Gestión de Información de Salud en

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